I starten av 2016 gikk OneMed Services av med seieren i anbudskonkurransen om en 10-års avtale om oppføring og drift av Helse Sør-Øst sitt forsyningssenter for medisinsk og ikke-medisinsk forbruksmateriell.
Avtalen har en årlig verdi opp mot 100 millioner kroner i 10 år. I avtalen inngår det at OneMed Services skal bygge et helt nytt forsyningssenter skreddersydd for dagens og fremtidens krav til forsyning av helsemateriell. Forsyningssenteret som nå skal bygges på Berger, nordøst for Oslo, skal være i drift fra 1. januar 2018.
Forsyningssenteret skal forestå innkjøp, lagring og distribusjon av medisinsk og ikke-medisinsk forbruksmateriell til alle 17 sykehus som tilhører Helse Sør-Øst. Dette omfatter omtrent 55 prosent av det norske helsevesenet. Forsyningssenteret er foreløpig beregnet til 8.000 kvadratmeter med mulighet for utvidelse til 12.000 kvadratmeter.
OneMed Services er et nyopprettet selskap som er en del av OneMed Group, et svensk selskap som er representert i 12 land og som årlig omsetter for over fire milliarder kroner. OneMed Group er en av de største distributørene av medisinsk forbruksmateriell, hvorav den norske virksomheten OneMed AS er en av 110 produktleverandører som Helse Sør-Øst har produktavtaler med. Det er derfor viktig å påpeke at OneMed Services skal håndtere disse produktene for Helse Sør-Øst og distribuere til sykehusene – helt uavhengig av OneMed AS.
Lager & Industrisystemer og SSI Schäfer ble nylig valgt som lager- og automasjonsleverandør i den avsluttede anbudskonkurransen hvor OneMed Services vant en 10-års avtale om oppføring og drift av Helse Sør-Øst sitt forsyningssenter for medisinsk og ikke-medisinsk forbruksmateriell.
– På vegne av LIS setter jeg fantastisk stor pris på at dere valgte oss sammen med Schäefer som leverandør. Jeg takker for tilliten og tror også at vi skal klare å innfri alle deres forventninger på en tilfredsstillende måte.
- Hartmut Dammeyer, seniorkonsulent LIS
For 47 år siden flyttet Hartmut Dammeyer fra Bremen i Tyskland til Norge for å starte et nytt liv. Han fikk seg etterhvert jobb i firmaet Internasjonal Skipshandel hvor han traff sin fremtidige kone.
Etter noen år her begynte han i 1976 å jobbe for Gustav Borch Nielsen som på den tiden hadde agenturet for SSI Schäfer i Norge, og da dette firmaet gikk konkurs i 1994 bestemte han seg for å etablere firmaet Lager & Industrisystemer samme året, og videreføre agenturet. Med sine 41 år som forhandler for SSI Schäfer er han den personen med lengst fartstid av alle de 10 000 ansatte i SSI Schäfer-konsernet.
Med denne erfaringen er Hartmut en av bransjens desidert mest erfarne rådgivere. Som hovedaksjonær og gründer har han bygd opp firmaet fra bunnen av og tilegnet seg en dybdekunnskap som få i logistikkbransjen kan matche.
Hartmut Dammeyer
Seniorkonsulent hos LIS
Knut Pettersson har vært daglig leder i OneMed Services AS i litt over et år, men har lang fartstid innen medisinbransjen. Blant annet har han vært daglig leder og Supply Chain Director i Mediq Norge og prosjektleder i Norsk Medisinaldepot AS.
Med over 38 års erfaring fra bransjen har Knut opparbeidet seg verdifull kunnskap innenfor områder som forsyningskjeden, prosjektledelse og strategisk planlegging og utførelse.
Under følger intervjuet fordelt på 5 videoer med supplementerende tekst. Dersom du ikke er en lesehest og heller foretrekker å se alle filmene i ett, klikk her.
Knut Pettersson
Daglig leder hos OneMed Services AS
Etter å ha meldt seg på i anbudskonkurransen, gikk OneMed Services inn i en elleve måneder lang anbudsprosess med forhandlinger før de landet prosjektet. Deretter fulgte forhandlinger med Helse Sør-Øst og Sykehuspartner som er oppdragsgiver.
OneMed Services skal fungere som en distributør, noe som innebærer å ha alle leverandørers varer på det 8000 kvadratmeter store forsyningssenteret. Daglig leder i OneMed Services, Knut Pettersson, forteller at de er glade for å ha vunnet anbudskonkurransen og nå vil jobbe med å ha den beste løsningen for pasienten i samarbeid med kunden.
"I utgangspunktet ønsker OneMed Group å jobbe med pasientens ve og vel, det er det som teller. Komme med løsninger og komme med produkter. Så man jobber jo med de beste produktløsningene for at pasienten skal bli frisk."Avtalen innebærer en 10-årsperiode hvor OneMed Services skal drifte og følge opp Helse Sør-Øst sitt forsyningssenter for medisinsk og ikke-medisinsk forbruksmateriell. Forsyningssenteret skal være i drift fra og med 1. januar 2018. Tjenestene OneMed Services vil bidra med er lager- og logistikk, distribusjon og innkjøp av varer fra de rundt 110 leverandørene som er i systemet. Produktavtalene skal inngås av Helse Sør-Øst, mens OneMed Services skal kjøpe inn fra leverandørene.
“Disse tre delene: økonomi; kundeservice; og innkjøp, var opsjoner i anbudet. Lager og distribusjon var imidlertid hoveddelen i anbudet. Men så kom det raskt fram at for OneMed Services vedkommende var det viktig å ha helheten og ikke bare være en 3PL-leverandør, men også ha med de andre elementene for å få helheten i det.” Resultatet ble derfor en fjerdepartslogistikkavtale (4PL).
“De tjenestene vi skal gjøre er å distribuere medisinsk og ikke-medisinsk forbruksmateriell, i tillegg til noe legemidler, i første omgang infeksjonsvæsker og andre væsker, til alle sykehus i Helse Sør-Øst og andre kunder og institusjoner som kan benytte seg av kontrakten.”
Produktkontrakter innenfor offentlige anbud gjelder for maksimum fire år. Dette er imidlertid en tjenestekontrakt med 10-års handlingsrom, noe som gjør det enklere å etablere den løsningen man ønsker i samarbeid med kunden og arbeidsgiver.
– Hvis du klarer å gjøre det du skal, så er det en lang kontrakt.
Og det gir jo muligheter til å investere og etablere noe som er ganske unikt.
- Pettersson
Pettersson forklarer at dette var et anbud med forhandlinger som tok for seg pris, løsning og kvalitet. Ut fra kriterier og forhandlinger valgte derfor arbeidsgiver å ansette OneMed Services.
“Det er en aktivitetsbasert prismodell her med KPI’er som vi må levere innenfor alle områder, og dersom vi ikke leverer er det ganske strenge sanksjoner på det. Vi skal ha en leveringspresisjon på 98 prosent, så det er strenge krav til ekspederingen og ikke minst det med GDP og transport.”
Ved drifting av et forsyningssenter som foreløpig er 8000 kvadratmeter, men med mulighet for utvidelse til 12.000 kvadratmeter, er det essensielt at man arbeider med de beste løsningene.
Når man bygger opp et lager fra bunnen av, hvordan vet man hvor man skal starte og hvilke løsninger man burde velge?
Pettersson forklarer at de på forhånd hadde et bredt datagrunnlag både når det gjelder distribusjon, produkter, dimensjoner og salg.
“Vi bruker statistikkgrunnlag og simulerer i samarbeid med LIS blant annet, i tillegg til at vi har gjort en del selv med våre egne systemer i Sverige. Som sagt kjører man disse systemene i Sverige i dag, og det er ikke så ulikt det vi skal ha. Det er en del tilpasninger som er spesielt for dette, men stort sett er det veldig mye likt.”
Per i dag står to av sykehusene som skal være med i prosjektet, Ahus og Kalnes Sykehus, uten eget lager. På disse to sykehusene skal det ekspederes fra forsyningssenteret som OneMed Services er i gang med å etablere, og direkte til den enkelte avdeling. Dette gir naturligvis mindre enheter ettersom det er inne på avdelingslageret. Hvordan påvirker dette logistikken?
Pettersson tror vi beveger oss i den retningen at stadig mer blir avdelingspakket, og at sykehus etter hvert vil stå uten egne sentrallager.
– Vi ser for oss at det blir en stor økning i plukklinjer på lageret i og med at vi skal levere på avdelingsnivå på de ulike sykehusene etter hvert. Vi legger derfor inn en automasjon i logistikkløsningen, så det ligger i pakken vår fremover. Vi ser for oss at etter omtrent ett års drift så skal vi automatisere.
- Pettersson
Men enn så lenge har de fleste sykehus, med unntak av de nyeste, egne sentrallagre med egen logistikk på sykehuset for fordeling av produkter til de ulike avdelingene.
“Det blir en stor kombinasjon av produkter som vi leverer i bulk, i paller og større ting til sentrallagrene, og avdelingspakkede leveranser. Det blir derfor en nyansert leveranse.” For å samkjøre logistikken mellom de 17 sykehusene og forsyningssenteret skal OneMed Services integreres med systemene til sykehusene.
“Etter hvert skal alle sykehus over på samme ERP-plattform og ERP-løsning, og det ser vi fram til. Ikke alle har det i dag når vi går i produksjon, men alle skal opp på en felles IT-plattform og det gjør jo ting enklere.” En viktig funksjon forsyningssenteret skal ha er en såkalt kontrollfunksjonsstasjon. Her skal alle varer måles og veies, før dataene for varene legges inn. Deretter sendes dataene over til Sykehuspartner som sender oppdaterte data tilbake til OneMed Services.
Forsyningssenteret skal i første omgang inneholde en konvensjonell lagerløsning med ulike lagringsmedier. Pettersson forklarer at det er snakk om blant annet pall og gjennomløp for pall, tradisjonelle paller, logimater, kartonggjennomløp og vanlige hyllereoler.
Men fordi forsyningssenteret vil bestå av både større kolli og mindre pakninger, begynte OneMed Services å se på løsninger som kunne kombinere små og store varer. Valget falt dermed på automasjon.
OneMed Services vurderte opptil fire ulike løsninger og deretter ble det en konserbeslutning om å velge samme leverandør og samme system for lageret i Sverige og Norge. Det ble derfor et internasjonalt prosjekt, noe som var naturlig ettersom OneMed i Norge og Sverige opererer med de samme konvensjonelle løsningen, og håndterer samme type varer. På grunn av kompetansen i gruppen var det også viktig å benytte samme leverandør og systemer.
“Det går på supply chain og logistikk-kompetansen i konsernet. Etter hvert vil det også bli flere lager i OneMed gruppen som skal automatisere, så det er viktig at man ser på samme løsninger.”
OneMed Sverige skal som tidligere nevnt i gang med automatisering av lageret før det norske lageret, noe Pettersson synes er en god løsning.
“Vi er glad for at vi ikke skal automatisere med én gang, for vi har jo litt annet å drive med også, og få lageret opp å stå.”
Lageret skal som tidligere nevnt inneholde alle typer produkter, både når det gjelder størrelse, volum og frekvens. For å håndtere denne kombinasjonen er planen å montere det nye systemet fra SSI Schäfer, Cuby, når lageret har vært i drift i om lag ett års tid.
“Valget av Cuby ble den kombinasjonen av at den håndterer både småplukk og hele kartonger i samme system. Det er noen fordeler med systemet uten at jeg skal sitte og geni-forklare det for andre. Noen systemer har veldig god kapasitet på én ting, mens andre har veldig god kapasitet på andre ting, men det som er viktig med denne kombinasjonen er at outputen er stor, mens den statiske lagringen kanskje ikke er like viktig.”
Sverige skal i gang først, allerede nå til høsten, mens det norske lageret skal ta i bruk Cuby som løsning fra 2018.
I forbindelse med at det blir stadig mindre leveranser fra sykehusenes egne sentrallager og til avdelingene, er det også mye sterile produkter som skal håndteres på tolagsnivå. De sterile varene vil ankomme OneMed Services forsyningssenter i transportforpakninger fra leverandører. Mottaket vil bli gjort i et sterilt miljø, pakkes ut og fraktes inn i ren sone hvor det blir pakket sammen igjen. Løsningen blir 850 kvadratmeter med sterilt miljø.
Pettersson forteller at de har lagt inn en vekst på opptil 500.000 plukklinjer i lageret.
– Dette stykker jo veldig opp produksjonen.
Så vi lager et eget opplegg med eget lager og logimater som en del av rentrommet.
- Pettersson
For å kunne drifte lageret kreves legemiddelgrossist-godkjennelse. Dette er en relativt omfattende prosess hvor det leies inn en farmasøytfaglig ansvarlig som skal bistå OneMed Services opp mot Statens Legemiddelverk, som gir denne tillatelsen.
“Ett av kriteriene der er garanterte temperaturer i lageret, så vi må mappe temperatur når lageret er tomt, og når det er fylt med varer. Dette må vi gjøre sommer og vinter før vi får den endelige tillatelsen.”
Så fort reolene er oppe, skal denne mappingen foregå.
Prosjektet fra Helse Sør-Øst består hovedsakelig av tre faser: etablering, implementering og pilot- og idriftsetting. Første fase, altså etableringen av prosjektet og prosjektgrupper ble godkjent i desember 2016.
“Fase to er implementering, og skal godkjennes 30. juni. Deretter er det pilot og idriftsetting som er fase tre, og som skal godkjennes 1. januar 2018. Det er mange krav, og hvis ikke vi leverer så ligger det jo en del ting på det. Vi har jo litt kniven på strupen kan du si.”
OneMed Services er også i gang med end-to-end tester, altså tester av alle prosesser fra innkjøp til levering hos kunde. Testingen foregår gjennom februar og mars 2017. Innen 30. mai skal alle end-to-end tester være ferdigstilt.
“Vi kjører et veldig tøft regime på prosjektstyring og risiko. Det er relativt kritisk hvis noe går galt, for eksempel at vi ikke får tatt over bygget den dagen vi skal, altså 1. juni.” Det er ikke til å legge skjul på at dette er et prestisjeprosjekt alle følger med på. Selv om OneMed Services praktiserer samme drift i blant annet Sverige, er dette prosjektet nytt og spennende for den norske gruppen.
– Det er viktig for OneMed Services å gjøre dette strategisk riktig, og vi har alles øyne rettet mot oss. Det er litt spesielt i det medisinske markedet, i forbruksmateriell-markedet og leverandørsiden der selvfølgelig.
- Pettersson
Pettersson forklarer at det vil bli viktig å samarbeide med Sykehuspartner som er forvaltningsorganet til Helse Sør-Øst innenfor logistikk.
“Det er ikke ukjent at Helse Sør-Øst har en egen forsyningsløsning og outsourcer det, men det er jo viktig for oss å få kundenes tillit til, altså sykehusene. Det blir utrolig viktig for oss fremover å jobbe ut mot kunder sammen med Sykehuspartner.”
“Første del av driften vil jo være, som vi har snakket om, konvensjonell. Men vi har lagt opp til å automatisere. Ut fra de veksttallene som kommer i plukklinjer på lageret, så ser vi for oss å automatisere etter omtrent ett års drift.” Det første som skjer er innkjøp av varer slik at lageret er fylt opp når OneMed Services begynner å ekspedere 1. oktober i år. Bestilling av varer begynner rundt 1. august.
“Vi starter med å kjøpe inn varer og skal fylle opp lageret fram til vi begynner å ekspedere 1. oktober i år. Da begynner vi en pilotperiode på én måned med utvalgte sykehus som vi starter rolig og forsiktig med.” I tillegg skal det skje en overføring opp mot dagens operatør som naturligvis også sitter på et stort lager.
“Vi skal begynne med noen sykehus og så ruller vi ut. Det siste sykehuset som skal med i prosjektet, som er omtrent 30 prosent av volumet, er Oslo Universitetssykehus med de store universitetssykehusene. Dette skjer i slutten av november. Så vi skal være klare til å ekspedere til alle kunder i løpet av dette året her.”
I valget av leverandør nevner Pettersson at det var viktig å snakke med andre, både nettverk og referanser i forbindelse med anskaffelser. I tillegg var det viktig at leverandøren som ble valgt kunne dokumentere at de kunne levere.
“Det er en del av kriteriet som vi legger til grunn. Det er ikke bare økonomi som er viktig, det er kvalitet også. Særlig nå når du er helt avhengig av at ting funker. Det nytter ikke å bestille jernet for sent.”
OneMed Services vurderer alltid minst tre leverandører på grunnlag av tilbud som går på pris, kvalitet og samarbeid.
“På den konvensjonelle delen så vil det jo bli en samarbeidspartner som kan gi oss alt egentlig. Det som er spesielt her er at vi bygger opp en helt ny bedrift, en helt ny organisasjon, helt separert fra øvrige løsninger og systemer i OneMed Group.”
Og valget av leverandør falt på LIS. Hvorfor?
– Vi har samarbeidet før, så man vet hva man får. Det er litt farget av automasjonsbiten også, det er ikke til å stikke under en stol. Så da blir det en hel pakke. Vi drøyde jo en stund før vi valgte en konvensjonell lagerleverandør i og med at vi kjørte denne prosessen med automasjon. Det er ikke alle andre automasjonsleverandører som nødvendigvis er den totalleverandøren som LIS og Schäefer er.
- Pettersson
Gründer av LIS, Hartmut Dammeyer, forteller at LIS også tegnet løsninger for to konkurrenter av OneMed Services.
"Vi sammenlignet og det var ganske mye likt i disse tegningene. Vi hadde jobbet med to andre konkurrenter i 11 måneder, så vi kjente hele gangen når vi endelig fikk snakke med dere (OneMed Services). Det var ganske interessant."Artikkelen fortsetter etter bildet.
1. juli er dagen OneMed Services skal ta over lageret som nå bygges på Berger utenfor Oslo, og som skal fungere som Helse Sør-Øst sitt nye forsyningssenter for medisinsk og ikke-medisinsk materiell over de neste ti årene.
Den 1. oktober skal lageret være ferdig fylt opp med varer slik at OneMed Services kan starte den én måneder lange pilotperioden med utvalgte sykehus. I slutten av november 2017 inkluderes Oslo Universitetssykehus med de store sykehusene, som tilsvarer omtrent 30 prosent av det totale volumet. Forsyningssenteret skal dermed være klart til å ekspedere til alle kunder i løpet av 2017.
Men først skal fase to i prosjektet gjennomføres: implementering. Dette skal godkjennes 30. juni. I tillegg skal alle prosesser fra innkjøp til levering hos kunde testes i løpet av februar og mars 2017. Deretter begynner fase tre, som er pilotperioden og idriftsetting, og som skal godkjennes 1. januar 2018.
Det er mange krav som skal oppfylles og lite rom for å tråkke feil. Både daglig leder i OneMed Services, Knut Pettersson, og seniorkonsulent i Lager & Industrisystemer, Hartmut Dammeyer, er enige om at det er prestisjeprosjekt som har alles øyne på seg– men også en stor og spennende mulighet.
Se tidslinjen nedenfor for å følge prosjektet videre.
